Übersicht
Das Thema Prozessmanagement in seiner Gänze zu Überblicken ist nicht ganz einfach. Genau in dieser scheinbaren Komplexität liegt begründet, dass die meisten Organisationen gleich ganz die Finger von diesem Thema lassen. Das führt dazu, dass sich die Prozesse über die Zeit verselbstständigen, die Intransparenz steigt und die Steuerung immer schwerer fällt. Diesen Gordischen Knoten aufzulösen wird um so schwieriger, je länger man wartet.
Spätestens, wenn die Organisation eine neue >Entwicklungsphase< durchläuft, die mehr Transparenz, bessere Performance, Diversifizierung, Integrierung oder flexible Einbindung bestimmter Einheiten erfordert ist wieder Aufräumen angesagt.
Ich kann Sie dabei Unterstützen Ordnung in Ihre Prozesswelt zu bringen und wieder Herr der Lage zu werden. Besser wäre es natürlich gleich von Anfang die Kontrolle zu behalten, dann sind sie auch später in der Lage bei Organisatorischen Veränderungen schnell und agil zu handeln..
Bei richtiger Ausrichtung des Prozessmanagementes etabliert sich als positiver Nebeneffekt eine nachhaltige Verbesserungskultur. Top Down gesteuerte und auf Dokumentenmanagementsystemen basierendes Prozessmanagement gehören damit der Vergangenheit an.
Folgende Grafik stellt die wichtigsten Bausteine und Handlungsfelder dar (zur Navigation anklicken)
Meine Schwerpunkte im Prozessmanagement
Christian, was gehört alles zum Prozessmanagement ?
Ich hab das der Einfachheit halber mal in 4 Arbeitsfelder gegliedert
Die Summe der Prozesse bilden gemäß ihrer Eingruppierung nach Kern-, Management- und Supportprozessen ein Business Processmodell (BPM) das zur besseren Orientierung in einer Prozesslandkarte abgebildet wird. Die Prozessdetails werden idealer Weise von den Mitarbeitern und Experten selbst beschrieben und visualisiert. Als geeignete Arbeitsform werden die Prozesse und Verantwortungen gemeinsam am >Brown Paper< visualiert.
Ich unterstütze Ihr Management, mit einfachen Mitteln Ihr BPM zu erarbeiten und in einer Prozesslandkarte darzustellen. Ich befähige Ihr Team in Workshops selbständig ihre eigenen Prozesse zu erarbeiten, so dass Sie anschließend digital erfasst werden können.
In der heutigen Arbeitswelt sind IT gestützten Tools die das Prozessmanagement unterstützen nicht mehr wegzudenken. Hier erfolgt die digitale Visualisierung der im Brown Paper erarbeiteten Prozesse und Probleme und treffen auf die Ideen der Mitarbeiter die dort Lösungen und Verbesserungen erarbeiten. Hierbei handelt es sich jedoch nicht um ein Dokumentenmanagementsystem, sondern um eine echtes Prozess-, Ideen- und Innovationsmanagementsytem, dass eine gelebte Verbesserungskultur implementiert.
Mit meinem Partner >JPS Software< bin ich in der Lage ein Gesamtkonzept für eine deutliche Verbesserung Ihrer Organisationskultur zum Thema Prozess-, Ideen- und Innovationsmanagement anzubieten.
Ohne Analyse, Kennzahlen und Bewertung kann man Reifegrad, Effizienz und Effektivität von Prozessen oder Verbesserungen nicht beurteilen. Genauso wie ein Formel 1 Team die Performance seines PS Boiliden auf den Kurs abstimmt, müssen Prozesse auf das Unternehmen und spezielle Anforderungen ausgerichtet werden. Auch die Analyse der Beziehungen zwischen den Abteilungen und den Individuen in einem Unternehmen mit einem Soziogramm kann einen Einstieg in die Prozessanalyse bieten.
Ich vermittle Ihnen Tools und Methoden um Prozessperformanceanalysen durchzuführen und diese als Managementtool zu verwenden. Durch kurzen Workshops mit Ihren Teams kann ich ein Soziogramm erstellen, um die prozessbasierenden Konflikte aufzeigen, die Ihre Organisation hemmen.
In dem Wir gemeinsam aktiv die oben genannzten Felder bearbeiten, steigern wir die Agilität, Prozessperformance, Chanceability und Innovationskraft Ihres Unternehmens.
Analyse und - und Bewewrtung von Prozessen
Welche Möglichkeiten zur Analyse und Bewertung gibt es?
Ich analysiere Ihre Geschäftsabläufe und biete Unterstützung und Konzepte in allen Nebenbereichen des Managements, um Ihnen eine effizentere Arbeitsweise zu ermöglichen.
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Erhebung und Auswertung von Kennzahlen
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Interviews & Gespräche
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System- & Prozessaudits
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Schnittstellenanalyse mittels Soziogrammen
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Reifergradbewertung
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Durchführung von Beziehungsanalyse mit Soziogrammen
Wie kann man mit einem Soziogramm Prozesse analysieren?
Sind wir mal ehrlich - Wer hat es nicht schon erlebt, dass bestimmte Abteilungen oder Mitarbeiter in einem Unternehmen nicht miteinander klar kommen. Das liegt aber in den seltensten Fällen daran, dass die Beteiligten sich persönlich nicht leiden können, sonden vielmehr daran, dass die Prozesse, an denen sie beteiligt sind nicht visualisiert und ausdiskutiert wurden, Intransparenz, ungeklärte Verantwortlichkeiten oder fehlende Akzeptanz in den Abläufen sind dann der Nährboden für Unzufriedenheit, Fingerpointing und Grabenkämpfe
Mit einem Soziogramm kann man diesen interpersonellen Beziehungen im Unternehmen auf den Grund gehen und diese grafisch darstellen.
Ein häufiges Anwendungsgebiet stellt daher die Analyse der Beziehungen zwischen den Abteilungen und den Individuen in einem Unternehmen dar, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
Eine besondere stärke dieser Methode ist, egal ob Abteilungsintern oder -übergreifend erstellt, dass abweichendes Eigen- und Fremdbild der Beteiligten und Hemmnisse in den Abläufen schnell und versachlicht aufgezeigt wird. Das stell eine enorme Hilfe bei der Deeskalation von Konfliktsituationen dar.
Ofmals ist die Erstellung eines Soziogrammes auch effiziente Methode, einen schnellen Einstieg in das Prozessmanagement zu finden. Denn häufig stellt sich die Frage:"Wo fange ich an"? Ein Soziogramm liefert die Antwort, denn man fängt da an, wo der Brandherd und Schmerz am größten ist. Die strittigen Prozesse und Verantwortlichkeiten werden dann am Prown Paper visualisiert. Sind alle Brandherde "gelöscht", kann man davon ausgehen, dass diese Prozesse visualisiert und abgestimmt sind und effizient laufen.
Ich unterstütze Sie bei der Analyse der interpersonellen Beziehungen im Unternehmen und moderiere die Workshops mit den einzelnen Teams, um ein Unternehmens Soziogramm mit abgeleiteten Maßnahmen für Sie zu erstellen
Entwicklung von Prozesslandkarten
Welchen Mehrwert bietet eine Prozesslandkarte?
Prozesslandkarten bieten zunächst einmal Orientierung für alle die sich in der Prozesswelt eines Unternehmens zurechtfinden wollen. Viel wichtiger ist jedoch, dass das Management definiert, welche Kernprozesse
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Kundenanforderungen erfüllen
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Kundenzufriedenheit erzeugen
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wertschöpfend sind.
Nur für die Ergebnisse dieser Kernprozesse ist der Kunde letztendlich bereit Geld auszugeben! Und genau diese Prozesse müssen für die Organisation wertschöpfend sein! Eine Organisation sollte sich daher maßgeblich nach diesen Prozessen ausrichten und optimieren. Die Kernprozesse müssen daher immer im Fokus der strategischen Gesamtausrichtung der Organisation stehen!
Alle anderen Prozesse sind Support- oder Managementprozesse und dienen dazu , wie der Name schon sagt, die Kernprozesse zu optimal zu unterstützen oder die Organisation zu steuern. Dabei fällt es manchen Bereichen nicht leicht, plötzlich im Fokus eines Kernprozesses zu stehen, anderen Bereiche verstehen es als Reputationsverlust nicht mehr Management-, sondern "nur" noch Supportfunktionen zugeordnet zu sein. Für diese Fragestellungen wird man bei der Diskussion über die drei Kategorien Antworten finden müssen.
Rein aus einem Organisgramm kann man nicht herauslesen, wie die Organisation funktioniert, sondern erkennt nur Führungsstrukturen und Silos. Die Prozesse verlaufen dabei quer durch die Organisationstruktur. Um genauer zu verstehen, welcher Silo für einen Prozess oder innerhalb einer Prozesskette für eine betimmte Tätigkeit verantwortlich ist, benötigt man eine Prozesslandkarte.
Die spannenden Fragen sind nun: "Kennen Sie die Kernprozesse ihrer Organisation, sind diese Kundenorientiert und wer zeichnet sich für diese Prozesse verantworlich?"?
Ich kann Sie dabei unterstützen in >Workshops< und mit einfachen mittleln Ihre Kern-, Support- oder Managementprozesse zu definieren und in einer Prozesslandkarte darzustellen. Dabei bediene ich mich keiner komplexen Systeme, sondern nutze die Office Tools, die jedem im Unternehmen zur verfügung stehen.
Reifegrad- und Performancebewertung von Prozessen
Was ist ein Reifegrad eines Prozesses und wie ermittelt man diesen?
Die Leistung eines Unternehmens wird durch seine Prozesse erbracht. Das Prozessmanagement soll die wichtigen Prozesse eines Unternehmens ziel- und ergebnisorientiert gestalten, verbessern und immer wieder erneuern. Doch wie lässt sich feststellen, wie gut das Prozessmanagment arbeitet? Ein Instrument dazu ist ein Reifegrademodell. Ein Reifegradmodell erleichtert die objektive Beurteilung der Prozesse. Es hilft bei der Beobachtung der Entwicklungstrends bei Prozessen und bei der Optimierung und Steuerung von Prozessen.
Ein Reifegradmodell hilft dem Prozessmanagement bei der Bewertung und Verbesserung der Prozesse. Mit Reifegraden lässt sich die Leistung von Prozessen auch vergleichen.
Ein Prozess-Benchmarking und die Messung von Prozessgrößen sind nicht Selbstzweck, sondern dienen der Überprüfung der Zielerreichung, der Prozesslenkung und der kontinuierlichen Verbesserung (KVP). Von besonderer Bedeutung bei KVP ist die laufende und zeitnahe Visualisierung der Prozessmessgrößen und des Prozess-Reifegrades für alle Beteiligten. Das informiert einerseits die Prozessnutzer über das Ergebnis „ihres“ Prozesses und kann andererseits Motivation für Prozessverbesserung sein. Kurze, schnelle Regelkreise der Verbesserung können so wirksam aufgebaut werden.
Durch ein gemeinsames Reifegradmodell sind Vergleiche der Prozessleistung einfach möglich. Vergleiche können sowohl unternehmensintern erfolgen, etwa mit anderen Abteilungen, Standorten, als auch mit anderen Unternehmen.
Ich biete ein praxisnahes auf Excel basierendes Reifegradmodell an, das sich an internationalen Standards orientiert.
Mit dem Reifegradmodell werden einzelne Prozesse bewertet hinsichtlich des Erfüllungsgrades bestimmter Planungstätigkeiten und Ergebnisse. Im Detail sind werden folgende Kriterien betrachtet
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Definition
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Ziele
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Messung.
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Steuerung
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Konformität
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Wirtschaftlichkeit
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Schlüsselergebnisse
Die Bewertung der einzelnen Prozesse erfolgt entweder durch Audits, Selbstbewertung oder durch ein Fachgremium in einem Excel Formular. Die Summe aller Formulare eines Bereiches ergeben den Reifegrad des Bereiches. Die Summe aller Ergebnisse der Bereiche ergeben den Reifegrad der Organisation. Somit ist objektiv ersichtlich, bei welchem Prozess oder in welchem Bereich noch Optimierungspotential besteht.
