Einleitung
Die Digitalisierung ist ein branchenübergreifender Trend, der bei immer mehr Unternehmen auf die Agenda gelangt. Dabei wissen viele der Kunden nicht wie sie sich dem Thema nähern sollen. Die Digitalisierung umfasst ein breites Spektrum an Anwendungsmöglichkeiten. Um zu klären, ob und wie die eigene Organisation betroffen ist, sollten Sie sich einen Überblick über verschiedene Fragestellungen in Hinblick auf interessante, nützliche oder für sie disruptive digitale Entwicklungen in Ihrem Umfeld verschaffen, wie z.B.:
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Wünscht der Kunde innovative, digitale Anwendungsmöglichkeiten?
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Bietet mein Produkt zeitgemäße digitale Anwendungsmöglichkeiten?
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Was macht der Mitbewerber? Hat der Mitbewerber schon innovativer unterwegs?
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Was benötigen meine Lieferanten?
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Welche neuen Technologien könnte ich in meiner Supply Chain verwenden?
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Sind die Geschäftsprozesse noch analog oder schon digital?
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Läuft die Kommunikation an den Schnittstellen optimal und zeitgemäß?
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Gibt es viele Medienbrüche in den Abläufen?
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Nutzt die Produktion digitale Hilfsmittel?
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Sind Sie in der Lage Ihre Daten (Big Data) auszuwerten und für sich gewinnbringend zu nutzen?
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ect.
Natürlich gibt es viele Beispiele, wie Unternehmen mit digitalen Lösungen neue Geschäftsfelder erschlossen haben, jedoch verstehen die meisten Kunden unter Digitaler Transformation, dass bestehende analoge Prozesse in digitale Prozesse transformiert werden sollen. sprich Prozessautomatisierung.
Eine erfolgreiche Prozessdigitalisierung oder -automatisierung kann zu einer besseren Wettbewerbsposition, sinkendem Kostendruck, kürzeren Produktionszeiten und einer höheren Kundenzufriedenheit beitragen.
Und was ist das erste, was der Dienstleister, der ein Workflow für einen bisher analogen Prozess in einem System realisieren soll?
WIE SIEHT DENN DER PROZESS AUS?
Visualisierung ist aller Digitalisierung Anfang
Christian, was bedeutet Prozessdigitalisierung und wie unterstützt Du mich dabei?
Bei der Prozessdigitalisierung handelt es sich um einen abstrakten und umfangreichen Vorgang zur Digitalisierung von Prozessen. Um eine erfolgreiche Digitalisierung bestehender Prozesse zu erzielen, lassen sich verschiedene Phasen identifizieren:
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Im Zuge der ersten Phase muss moderiere ich zusammen mit den Prozessbeteiligten eine Prozessvisualisierung durch. Durch den Einsatz von modernen Business-Process-Management-Tools (z.B. PINN) lassen sich Prozesse visualisieren und dokumentieren. Dabei ist es wichtig den Prozess im IST-Zustand aufzunehmen und die Verbesserungen getrennt für den nächsten Schritt zu dokumentieren. Insbesondere die Dokumentation trägt dazu bei, die Transparenz der Prozesse zu steigern und Standardisierungspotenziale zu identifizieren.
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Im darauffolgenden Schritt werden die visualisierten Prozesse analysiert. Bestehende Risiken und Verbesserungspotenziale werden erkennbar. Im Fokus stehen Optimierungen, welche die Arbeit nachhaltig erleichtern sollen. Hierbei sind Insbesondere auf Medienbrüche und Verschwendungen im Sinne von Lean zu achten.
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Der optimierte Prozess wird für den Dienstleister im Rahmen eines Lastenheftes als SOLL-Prozess beschrieben.
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Anschließend kann eine Prozessautomation stattfinden. Die im Rahmen der Analyse identifizierten Optimierungen werden vom Dienstleister in die Geschäftsprozesse in Form eines Workflows implementiert. Zusätzlich zu den Workflows können KPIs festgelegt werden, sodass eine Überwachung ermöglicht wird.
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Abschließend erfolgt die Übergabe in die laufende Prozessoptimierung im Rahmen von KVP. Insbesondere aufgrund der KPIs können weitere Optimierungspotenziale analysiert werden. Dies bietet Spielraum zur weiteren Steigerung der Prozesseffizienz und Kundenzufriedenheit.
Auswirkungen der Prozessdigitalisierung
Gibt es sonst noch etwas zu beachten?
Die Digitalisierung von Prozessen bringt mehrere Möglichkeiten und Vorteile mit sich. Insbesondere Produktivitätssteigerungen gehören zu den spürbaren Effekten der Prozessdigitalisierung. Durch die optimierten und standardisierten Prozesse lassen sich Zeitaufwände reduzieren. Insbesondere regelbasierte Aufgaben lassen sich komplett automatisieren, sodass zusätzliche Ressourcen für gewinnbringende oder zukunftsrelevante Themen eingesetzt werden können.
Aber:
Die digitale Welt nimmt auch einen immer stärkeren Einfluss auf das Leben, den Alltag und die Art und Weise, wie Kommunikation und Arbeit praktiziert werden. Dies ist einer der Gründe, warum Digitalisierung für Unternehmen eine besonders hohe Relevanz haben sollte. Auch die Arbeitsweise wird immer mobiler, sodass unternehmensinterne Prozesse dringend digitalisiert werden müssen.
Und:
Der digitale Wandel ist kein Selbstläufer. Durch die Prozessdigitalisierung werden Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter verändert. Daher sollte die Digitalisierung möglichst durch ein aktives Change-Management begleitet werden. Zudem stellen auch die hohen Sicherheitsanforderungen eine nicht zu vernachlässigende Herausforderung dar. Dies trifft insbesondere auf Prozesse zu, welche einen direkten Datenaustausch mit den Kunden avisieren.
Zusammenfassend bedeutet die digitale Transformation einer Organisation nicht nur an den Systemen und an organisatorischen Veränderungen zu arbeiten, sondern insbesondere die Menschen mitzunehmen, zu befähigen und an der Führung und Zusammenarbeit zu arbeiten.
